Trong môi trường kinh doanh phức tạp và đầy biến động, kỹ năng giải quyết vấn đề (problem solving) được xem là một trong những yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của các nhà quản trị.
“Tối ưu hóa” quy trình giải quyết vấn đề tại doanh nghiệp
Giải quyết vấn đề không chỉ là việc tìm ra giải pháp cho một tình huống nhất định mà còn là một quy trình toàn diện từ nhận diện, phân tích đến triển khai, đưa ra quyết định. Một nhà quản trị cần hiểu rõ từng giai đoạn, sử dụng công cụ phù hợp để đảm bảo giải pháp không chỉ giải quyết vấn đề trước mắt mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định vấn đề
Trong bước đầu tiên của quy trình, nhà quản trị cần xác định rõ vấn đề mà tổ chức đang gặp phải. Đây không phải là việc đưa ra nhận định dựa trên cảm tính mà là phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Ví dụ, khi hiệu suất của một bộ phận giảm, việc xác định “tại sao” qua từng lớp nguyên nhân sẽ giúp nhận diện được nguyên nhân thực sự: liệu đó là vấn đề về nhân sự, quy trình hay mục tiêu không rõ ràng. Song song đó, thu thập thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự chính xác của phân tích. Thực hiện các cuộc khảo sát, nghiên cứu tài liệu hoặc sử dụng phương pháp “5 Whys” có thể giúp nhà quản trị “đào sâu” vấn đề và tổng hợp dữ liệu đa chiều để có cái nhìn toàn diện.
Bước 2: Đặt mục tiêu
Sau khi hiểu rõ vấn đề, bước tiếp theo là đặt mục tiêu. Không phải mọi giải pháp đều có thể đáp ứng tất cả kỳ vọng, vì vậy việc xác định rõ mục tiêu giúp nhà quản trị ưu tiên và định hướng đúng đắn. Một cách tiếp cận hiệu quả là sử dụng khung mục tiêu SMART (Specific – Measurable – Achievable – Realistic – Time-bound) – nơi mục tiêu được làm rõ ràng, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn cụ thể. Điều này không chỉ giúp đội ngũ hiểu rõ hướng đi mà còn tạo động lực thực hiện khi các mục tiêu được chia nhỏ, dễ dàng đạt được từng bước một.
Bước 3: Phân tích
Khi đã có mục tiêu, bước tiếp theo là tiến hành phân tích. Đây là lúc nhà quản trị cần tư duy hệ thống để hiểu mối quan hệ giữa các yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức. Việc phân tích cấu trúc tổ chức có thể giúp xác định liệu có những rào cản nào trong nội bộ đang cản trở sự thay đổi, hay phân tích chiến lược như SWOT (Strengths – Weaknesses – Opportunities – Threats) hoặc TOWS (SO – WO – ST – WT) sẽ giúp đánh giá các yếu tố từ bên trong, cơ hội và rủi ro từ môi trường bên ngoài. Cũng trong giai đoạn này, các yếu tố kỹ thuật hay quy trình vận hành cần được nghiên cứu kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các giải pháp đề xuất không chỉ đúng mà còn khả thi.
Bước 4: Đưa ra quyết định
Bước thứ tư trong quy trình giải quyết vấn đề là đưa ra quyết định và triển khai giải pháp. Đây là thời điểm nhà quản trị cần cân nhắc giữa các giải pháp khác nhau, đánh giá rủi ro, lợi ích và tác động dài hạn của từng lựa chọn. Các công cụ như cây quyết định (Decision tree) hoặc phân tích rủi ro (Risk analysis) có thể hỗ trợ trong việc lựa chọn giải pháp tối ưu. Tuy nhiên, ra quyết định không chỉ là chọn một phương án, mà còn phải truyền đạt quyết định đó đến đội ngũ, tạo sự đồng thuận và chuẩn bị kế hoạch triển khai cụ thể.
Khi bước vào giai đoạn thực thi, quy trình giải quyết vấn đề không dừng lại. Việc lập kế hoạch chi tiết, sử dụng các công cụ như sơ đồ Gantt (Gantt Chart) để theo dõi tiến độ, đồng thời đánh giá thường xuyên và điều chỉnh linh hoạt là điều cần thiết.
Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving) là kỹ năng quan trọng cần có của nhà quản trị hiện đại. Nguồn ảnh: LinkedIn
Một khía cạnh quan trọng khác cần xem xét trong quy trình giải quyết vấn đề là loại tư duy nên áp dụng tùy thuộc vào từng giai đoạn. Giai đoạn phân tích đòi hỏi một loại tư duy phân kỳ: khám phá các hướng khác nhau cho nhiều giải pháp, khuyến khích tất cả các ý tưởng, đồng thời tập trung vào việc thảo luận, kết hợp và cải tiến ý tưởng. Khi các ý tưởng đã được khai thác đầy đủ, quy trình sẽ chuyển sang tư duy hội tụ. Đây là lúc thu hẹp phạm vi, sắp xếp các ý tưởng vào danh mục cụ thể và phát triển các tiêu chí đánh giá rõ ràng để lựa chọn công cụ, hướng giải quyết phù hợp. Cả hai giai đoạn đều đóng vai trò bổ trợ, tạo nên sự cân bằng giữa sáng tạo và phân tích, giúp quy trình ra quyết định trở nên hiệu quả hơn.
Một quy trình giải quyết vấn đề bài bản, kết hợp giữa tư duy logic và sự sáng tạo, không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn mà còn tạo dựng năng lực cạnh tranh dài hạn. Đây là kỹ năng cốt lõi mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần phải trang bị, để luôn sẵn sàng đối mặt với mọi tình huống và đưa ra những quyết định mang tính chiến lược.
Trau dồi tư duy, kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả với chương trình MBA-MCI
Chương trình MBA-MCI không chỉ cung cấp kiến thức về lĩnh vực tư vấn quản trị mà còn tập trung vào việc phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem solving) một cách toàn diện. Chương trình chú trọng tích hợp giữa lý thuyết với các tình huống học tập thực tế (case study) giúp học viên trải nghiệm quá trình giải quyết vấn đề trong môi trường doanh nghiệp thực tiễn. Bên cạnh đó, chương trình còn thúc đẩy tư duy đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp, giúp học viên nắm bắt các cơ hội kinh doanh tiềm năng trong môi trường nhiều biến động.
Học viên MBA-MCI tham gia study trip tại Thụy Sĩ vào tháng 6/2024
Hơn nữa, chương trình MBA-MCI mang đến môi trường học tập đa văn hóa với sự giảng dạy của các chuyên gia quốc tế từ Thụy Sĩ. Điều này giúp học viên tiếp cận các góc nhìn đa chiều và các phương pháp quản trị hiện đại. Đồng thời, mạng lưới học viên toàn cầu là cơ hội quý giá để chia sẻ kinh nghiệm, mở rộng tầm nhìn và kết nối, học hỏi lẫn nhau.
Trong thời đại mà mọi quyết định đều có thể ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại của doanh nghiệp, kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ là một yêu cầu mà còn là lợi thế cạnh tranh quan trọng của các nhà quản trị. Tham gia chương trình MBA-MCI là bước đi chiến lược giúp bạn rèn luyện kỹ năng này một cách bài bản, đồng thời mở ra cánh cửa sự nghiệp trong môi trường kinh doanh toàn cầu.
Chương trình MBA-MCI là chương trình hợp tác giữa Trường ĐHBK và trường FHNW (Thụy Sĩ), đạt chuẩn kiểm định AACSB. Đây là chương trình MBA duy nhất tại Việt Nam giảng dạy về tư vấn quản trị, đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp
